Een werkgever mag niet zomaar de zakelijke e-mails van haar werknemers controleren. Dit heeft recent het Hof Arnhem-Leeuwarden bevestigd.
Een werkgever kan verschillende redenen hebben om de zakelijke e-mails van werknemers te controleren.
Bijvoorbeeld bij een concreet vermoeden dat een werknemer bedrijfsgevoelige informatie over het bedrijf doorspeelt naar de concurrent. Of bijvoorbeeld als een medewerker, in strijd met de interne regels, buitensporig veel privé e-mails verzendt.
Het Hof Arnhem-Leeuwarden (ECLI:NL:GHARL:2022:6203) oordeelde recent dat een werkgever niet zomaar e-mails van haar werknemer mag controleren op onregelmatigheden.
Voor het antwoord op de vraag of de werkgever toegang heeft tot de e-mailbox van de werknemer zoekt het Hof naast de wet en de AVG aansluiting bij een uitspraak van het EHRM in de zaak Bặrbulescu.
Wanneer is dat in een arbeidsrelatie wel toegestaan?
Bij de toetsing van het monitoren van e-mails zijn de volgende (gezichts)punten van het Bặrbulescu arrest van belang:
- Is de werknemer vooraf geïnformeerd over (de aard van) de mogelijke monitoring van correspondentie en andere communicatie door de werkgever?
- Wat is de omvang van de monitoring en hoe ernstig is de inbreuk op de privacy van uw werknemer (ofwel: proportionaliteit)?
- Heeft de werkgever legitieme gronden die de toegepaste monitoring rechtvaardigen?
- Was monitoring met minder indringendere methoden en maatregelen mogelijk geweest?
- Welke gevolgen heeft de monitoring voor de werknemer gehad?
- Zijn de werknemer adequate waarborgen geboden, in het bijzonder bij indringende vormen van monitoring?
Het Hof geeft aan dat deze factoren in onderlinge samenhang worden bezien.
Het is van belang hierover als werkgever vooraf goed na te denken en als werkgever uw beleid vast te leggen in een personeelsreglement.
Mogelijk kunnen hierdoor problemen niet altijd worden voorkomen, maar wel adequater worden opgelost.
Heeft u hierover vragen? Als ervaren arbeidsrecht advocaat help ik u graag.
